Saisir et partager des données et des documents de façon centralisée
Le module de base DELTA office permet d’effectuer les tâches de bureau les plus importantes telles que la gestion des adresses, la création des affaires, la correspondance, les procès-verbaux, la saisie des heures, la gestion et la distribution des plans etc.
Dans DELTAproject, toutes les données sont gérées de manière centralisée dans une base de données. Les collaborateurs accèdent à la même base de données d'adresses, qui est actualisée en permanence. La gestion des adresses constitue la base de tous les travaux dans les affaires. Si une adresse est modifiée, elle est immédiatement disponible pour tout le monde et elle est toujours à jour dans toutes les affaires.
Les groupes d'adresses intelligents organisent les adresses selon un ou plusieurs critères. Cela vous aide à accéder rapidement à des listes filtrées sans avoir à faire des recherches dans la liste des adresses. La liste de tous les planificateurs spécialisés est toujours à portée de main. Si vous attribuez la propriété carte de vœux à certaines adresses au cours de l'année, vous saurez exactement, le moment venu, qui doit recevoir une carte à la fin de l'année. Plusieurs propriétés peuvent être combinées entre elles. Des exemples de cela pourraient être «Entreprise de construction et carte de voeux» ou «Acheteur potentiel et carte de voeux».
Spécialement conçu pour les tâches dans les bureaux d'architecture, de direction de projet et d'ingénierie:
Chaque collaborateur crée sa propre liste d’adresses favorites
Vérification des doublons d’adresses à la saisie
Nombre illimité de notes pour chaque adresse
Un contact peut avoir plusieurs adresses, une même personne peut travailler dans plusieurs sociétés
Fonctions d'importation et d'exportation, par exemple les vCards
Interface vers l'application iPhone de DELTAproject
La correspondance et les documents sont automatiquement classés dans la bonne affaire. La liste des soumissionnaires et celle des entreprises sont toujours à jour. Vous avez accès aux listes de plans, aux factures d’honoraires et aux tâches non réglées. Le responsable garde une trace de tous les métrés créés. La direction calcule les frais, contrôle l'état de la performance et assure le suivi des paiements. Toutes les informations et tous les documents sont réunis ici.
Vous créez des lettres, des bons de livraison, des messages ou des notes dans un projet. Vous pouvez éditer des lettres en série facilement à l'aide des groupes d'adresses intelligents. Une adresse et une affaire sont attribuées à chaque document, qu'il s'agisse d'un bon de livraison, d'une lettre d'accompagnement d'un appel d'offres, d'une lettre de refus ou d'une simple lettre à une autorité. Personne ne perd de vue l’ensemble de la correspondance d’une affaire ou celle entretenue avec vos maîtres d’ouvrage. Aucun document n'est perdu. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous occuper de la correspondance avec un programme de bureau externe, DELTAproject remplit automatiquement les adresses et les informations du projet.
Les séances sont organisées en fonction de leurs genres. Préparez un ordre du jour pour chaque réunion. Ajoutez une liste des points ouverts et une liste des participants avec leurs coordonnées en annexe. L'utilisateur peut imprimer à tout moment le procès-verbal en cours ou consulter l'historique complet d'une série de séances.
Le chef de projet planifie et crée des tâches qui sont ensuite exécutées par les collaborateurs, les responsables ou des entreprises externes. Chaque collaborateur voit et traite les éléments en attente dans ses tâches personnelles. Le chef de projet, à son tour, contrôle les tâches traitées afin que le travail soit effectué dans le délai convenu.
La gestion des plans, avec les deux listes disponibles, assure l'ordre dans tous vos plans et leurs versions. Vous enregistrez chaque plan de manière centralisée dans la base de données avec la numérotation et affectez les destinataires. Ainsi, l'administration sait qui doit recevoir quels plans et qui a reçu quoi et quand.
Spécialement conçu pour les bureaux d'architecture:
Historique complet d'un plan
Configuration personnalisable des règles pour générer le numéro du plan au niveau de l’affaire
Numéro de plan au niveau de l’affaire - unicité
Bon de livraison pour l’envoi
Liste des plans non expédiés
«DELTAproject est l’élément central de notre bureau.»– Christof Flück
Vous concevez vos documents afin qu'ils correspondent au plus proche de votre charte graphique et vous déterminez quelles informations doivent figurer sur un document et lesquelles ne sont pas importantes. Si nécessaire, configurez un groupe de modèles distinct pour un projet. C'est le cas lorsqu'une agence demande des informations précises sur un document ou lorsque vous travaillez dans une affaire en consortium.
«Grâce à DELTAproject, nos mises en page sont clairement devenues plus uniformes.»– Andi Schmid
Spécialement conçu pour les architectes, les chefs de chantier et les ingénieurs:
Espace pour les notes internes par affaire
Administration des utilisateurs et des collaborateurs
Réglages administrateur pour la configuration des spécificités du bureau telles que les jours fériés locaux ou le nombre d’heures à effectuer
Système sophistiqué de fonctions et de privilèges pour garantir la confidentialité de certaines données
Suivi des notes de frais des collaborateurs
Application iPhone pour les adresses, les intervenants des affaires, les tâches et les éléments en attente lors de vos déplacements
Jetez un œil aux autres modules ou contactez-nous pour de plus amples informations ou pour une présentation.
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